同時接続ライセンスで管理者の負担を解消し、コストを抑制。職員の仕事の進め方も改革し、メリハリのついた働き方を実現

―――伊丹市について、また皆様のご担当業務について教えてください。

真鍋様：伊丹市役所は本庁に約1,200人の職員が所属しており、私は人事課で庁内のテレワーク事業の総合的な取りまとめなどを担当しています。

村社様：私と木庭はデジタル戦略室に所属し、庁内事務系システムの業務を担当する中でテレワークシステムの運用を担当しています。

―――弊社とは2020年に「Splashtop for CACHATTO（スプラッシュトップ フォー カチャット）」を導入いただいて以来のお付き合いですね。導入目的はコロナ禍でのテレワーク実施だったのでしょうか。

村社様：伊丹市では2019年6月に「Smart Itami宣言」を行い、働き方改革に取り組んでいました。その一環として、テレワークを推進しようとしているさなか、新型コロナウイルス感染症が広がり、2020年4月に緊急事態宣言が発出されてから急ピッチでテレワーク環境の構築を進めました。Splashtop for CACHATTOを導入するまで、並行して他社製品も検討してはいましたが、当時は政府が社会全体でオフィス出勤者の7割削減を掲げるなかで、業務継続と出勤抑制の両立を急いでいたこともあり、無償版をすぐに利用できたSplashtop for CACHATTOから先に検証を始めました。そこでリモートアクセスした際にストレスなく仕事ができ、利用しやすかったことが決め手となって、当時の通信環境で許容できる200ライセンスの導入に至りました。

―――現在は「CACHATTOリモートデスクトップ」をご利用いただいていますね。移行のきっかけはどのようなことだったのでしょうか。

村社様：庁外へ持ち出しできる端末の数が限られているため、1つの端末を複数の職員が交替で持ち出すという運用状況になっていまして。それに付帯する作業をデジタル戦略室の担当者数名で行っていたのですが、導入当初よりもさらに新型コロナウイルス感染症の流行が広がったことで、テレワークをしたい職員も想定よりも多くなり、業務が過密化してしまったのです。

木庭様：Splashtop for CACHATTOでは1端末に対して1ユーザーとなっており、契約ライセンス数も限られていたので、使い終わった人のユーザーアカウントを削除して、次に使いたい人のユーザーアカウントを登録して、感染症対策のために端末の消毒もして……という作業を行っていました。当時は、この煩雑な作業をこなすだけでかなり大変でした。

真鍋様：伊丹市は30～40代の職員、いわゆる子育て世代が全職員の3～4割を占めており、学校の休校、保育所の休園などによって急にテレワーク環境が必要な職員が発生しやすかったのもありますね。BYOD（職員の私物端末の業務利用）が可能な職員にはBYODで対応してもらっておりますが、利用率は約3割といったところでしょうか。自宅に端末を持っている職員はもう少し多いのですが、セキュリティソフトやOSなどの条件がそろっていないケースもあり、約7割の職員は貸出端末を利用しています。

―――端末の数も、ユーザー数も限られていて、それでもやりくりしてテレワークを実施しなければならない、非常に差し迫った状況ですね。ただ、利用頻度とコストのバランスを考えると「1人1端末1ユーザー」を確保するのも難しいかもしれません。

村社様：そこでSplashtop for CACHATTO「200ライセンス」ではなく「ユーザー登録数720名・同時接続200名」のCACHATTOリモートデスクトップへ移行することになりました。同時接続ライセンスであることでコストも抑えられますし、「1端末1ユーザー」といった縛りもないので、貸出端末のアカウントの付け替え作業はありません。そのため、720名を事前に登録しておけば、本庁職員の半数以上はすぐにテレワーク可能な環境を整えられます。

木庭様：使い慣れていたCACHATTOのまま移行できたのも良かったですね。別の製品になると、またいちからネットワークの設定などを構築することになりますから。

真鍋様：実際に利用している職員からも、動きが軽くなって操作感が良くなったという声が寄せられています。

―――実際に利用されている職員の方からはどのような声がありましたか。

真鍋様：CACHATTOを約2カ月で導入し、最低限の整備ができたと考えていましたが、私たち行政機関は業務で使う情報を紙で保管しているので、人事課には「パソコンは繋がるようになったけど、仕事で必要な資料などは自宅で見られない」という声が寄せられました。物理的な職場にとらわれない働き方を実現するにはハンコレスとペーパーレスを実現しないといけなかったので、デジタル戦略室だけでなく、庁内の別のセクションと一緒に取り組みました。現在そういう声がなくなってきていて、普段登庁してする仕事と同じ仕事ができるようになったという印象があります。

―――仕事の進め方自体が全体的に改革されてきたということですね。

真鍋様：2020年、CACHATTOを導入してから数カ月後に、当時テレワークを利用していた100名程を対象にアンケートを実施したところ、約半分は「業務効率が上がった」、4割は「変わらなかった」、残りの1割は「業務効率が下がった」という回答でした。そこで、業務効率が上がったと回答した方の部署に、「環境が整っていないなかで、どのようにして業務効率を上げたのか」をヒアリングしたところ、「テレワークをきっかけに仕事そのもののやり方を部署全体で見直した」という意見がありました。私どものような基礎自治体ですと、日中は市民からの問い合わせ業務に対応して、合間で事務仕事をし、間に合わないから残業になる、ということが日常的にあります。それをテレワークの導入を機に、職場に出勤している時は市民対応に、在宅勤務時は事務仕事に集中するという、メリハリをつけた仕事の進め方を意識するきっかけになったように感じます。